Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) in een bestand bewaren. Ook Blok’69 moet zich aan de regels in deze nieuwe verordening houden. Dat geldt zowel voor het bewaren in digitale bestanden als in mappen op een plank. Ook deze laatste moeten voortaan veilig worden opgeborgen zonder dat vreemden daar bij kunnen. Met onderstaande 7 punten beschrijft Blok’69 hoe zij zich aan deze AVG voldoet.
1: Waarom, hoe en wat:
Binnen Blok’69 worden persoons gegevens gebruikt voor de ledenadministratie en contributie administratie.
Voor de ledenadministratie worden een met wachtwoord beschermd Excel file gebruikt, de contributie applicatie is van de bank en voldoet daarmee aan de eisen van de bank en is afgeschermd met inlog gegevens.
Gegevens welke gevraagd worden om deel te nemen aan een activiteit (Toernooi) zullen op dezelfde manier bewaard worden als die van leden. Hier zal het alleen gaan om naam en e-mail.
De systemen waarop deze data bewaard wordt zal beschermd zijn met een up-to-date virus programma om hacken tegen te gaan.
Blok’69 behoudt zich het
recht voor om foto’s te maken tijdens activiteiten van de vereniging, Leden
kunnen tijdens het maken van foto’s of achteraf aangeven of zij bezwaar hebben
tegen het delen van foto’s.
Foto’s zullen in het algemeen voor privé gebruik zijn of voor op de blok’69
Website.
Mocht blok’69 officieel gemaakte foto’s (door een fotograaf of van een activiteit) op facebook willen plaatsen zal dit vooraf overlegd worden.
In het geval dat een ‘ongewenste’ (toch) op de website of facebook geplaatst worden kan een ieder een verzoek tot verwijdering indienen en zal de foto zo snel mogelijk verwijderd worden.
Blok’69 is niet verantwoordelijk voor individuen die zelf gemaakte foto’s op facebook plaatsen.
Met betrekking tot de jeugd zal vooraf toestemming worden gevraagd aan de ouders!
Het spreekt voor zich dat
Blok’69 de ‘Gedragsregels’ ook hierbij in acht zal nemen.
2: Wat bewaren we?
Lid worden van Blok’69 houd in dat ieder lid akkoord gaat met het gebruik van de persoonsgegevens welke noodzakelijk zijn voor het beheer. Ieder lid heeft het recht om deze (eigen en persoonlijke) gegevens in te zien.
De volgende gegevens worden voor de ledenadministratie bijgehouden in een bank applicatie (PC leden), De meeste gegevens worden in beide programma’s bijgehouden:
In de PC Leden, bank applicatie wordt ook bijgehouden:
De bank applicatie is voorzien van de laatste updates net als de virus applicaties op de computers welke gebruikt worden om zodoende aan de laatste veiligheid updates te voldoen.
Enkele gegevens zijn ‘openbaar’ via de club website, zoals bijvoorbeeld huidig team, Blok’69 zal dit met zorg behandelen en tot een minimum beperken. Leden hebben altijd de mogelijkheid om daar ook data niet te plaatsen of te laten verwijderen.
Indien een lid stopt (opzegt) betekent dit niet dat de data verwijderd wordt, de persoonsgebonden data wordt verplaatst naar een ‘oud lid’ overzicht, alleen bedoeld voor jubileum uitnodigingen. Het lid dat opzegt heeft de wel de keuze om de data te laten verwijderen, voor zover dit mogelijk is.
Aanpassingen zijn altijd
mogelijk, dit kan het lid zelf doorgeven door aan te geven wat de aanpassing is
(bijv. wijziging e-mail gegevens). Dit zal dan z.s.m. aangepast worden in het
bestand.
3: Hoe gaat Blok’69 met data om?
Blok’69 zal alle persoonlijke gegevens met zorg behandelen.
E-Mails zullen worden verstuurd door gebruik te maken van de BCC veld zodat de ontvangers alleen het verzend adres kan zien.
De verzending van e-mail naar alle leden zal alleen door de voorzitter gedaan worden. Leden kunnen via afmelding (vooraf en achteraf) aangeven of zij dit wel of niet (meer) wensen te ontvangen. Dit geld ook voor steunende en oud-leden.
Voor de mogelijkheid om wedstrijden te spelen dient sommige informatie (Voornaam, Achternaam en geb. datum en opgegeven team) doorgegeven worden aan de Volleybal bond (zijnde RecVol of Recreantenbond Maas en Waal). Op de wedstrijdformulieren word aangeven wie er meespelen (Voorletter, Achternaam, kaartnummer), dit formulier wordt ingeleverd bij de recreanten (of RecVol) bond en niet bewaard door Blok’69.
De spelerskaarten zijn gedurende het seizoen in het beheer van de team vertegenwoordiger of de speler zelf.
Bij het bereiken van een jubileum datum voor een lid zal dit tijdens een jaarvergadering of ander evenement gevierd worden.
Blok’69 houdt geen bijzonder data bij, indien een speler langdurig geblesseerd is zal de vereniging dit niet bijhouden of vastleggen.
4: Functionaris voor gegevensbescherming:
Binnen Blok’69 is het vaste bestuur verantwoordelijk voor de gegevens bescherming. Dit is exclusief gegevens die door het lid zelf binnen het team gedeeld worden (bijv. WhatsApp of e-mails). Hier hebben de leden de mogelijk om aan te geven wat zij zelf wensen te gebruiken. Blok’69 zal hiervan geen data bewaren.
De verantwoordelijkheid wordt uitgebreid indien data is gedeeld met een vrijwilliger, dit is inclusief gegevens gegeven door een ouder of lid aan de vrijwilliger.
5: Privacy Impact Assessment (PIA):
Voor Blok’69 zijn de gevolgen zijn van het verzamelen van persoonsgegevens voor de personen zelf beperkt. De E-mail adressen worden gebruikt voor uitnodigingen en nieuws.
Het ‘uitlekken’ van data zal een beperkte impact hebben, veel van de bijgehouden gegevens zijn openbaar, (adres), worden vaker op andere plaatsen gebruikt (e-mail) en hebben geen waarde (datum lidmaatschap). Desondanks blijft het persoonsgebonden data en Blok’69 zal de mogelijkheid tot impact beperken.
6: Vrijwilligers en informatie:
Blok’69 is erg blij met haar vrijwilligers, opdat de vrijwilligers kunnen doen wat zij graag willen zullen bepaalde gegevens gedeeld moeten worden. Dit zal beperkt worden tot de informatie die noodzakelijk is zoals naam en team. Er zal toestemming gevraagd worden voor het delen van meer informatie, deze zal pas gedeeld worden na toestemming.
Deze gedeelde data valt tevens onder deze regeling en de vrijwilliger zal op eenzelfde manier met de data moeten omgaan.
Voor alle andere informatie, bijvoorbeeld foto’s, zal vooraf toestemming gevraagd worden voor het delen op bijvoorbeeld de website. Uiteraard zullen verzoeken tot verwijdering achteraf gelijk gehonoreerd worden en op een zo spoedig mogelijk tijdstip worden uitgevoerd.
Blok’69 heeft een facebook pagina waar leden ‘persoonlijk’ updates kunnen doen, ook hier geld dat vooraf toestemming moet zijn voor plaatsing en dat verzoeken moeten worden gehonoreerd en uitgevoerd.
7: Procedure voor de melding van een datalek:
Ook Blok’69 heeft een meldingsplicht, Meldingen zullen digitaal gedaan worden bij het meldloket van de Autoriteit persoonsgegevens:
http://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Daarnaast zullen de leden worden geïnformeerd, eventueel met een voorgestelde actie.
De melding zal bestaan uit:
- de aard van de inbreuk;
- de aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken;
- een beschrijving van de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor de verwerking van persoonsgegevens;
- de maatregelen die de organisatie heeft genomen of voorstelt te nemen om deze gevolgen te verhelpen.